Organiser un séminaire : 3 conseils pour trouver le lieu idéal

L’organisation d’un meeting ou d’une réunion à l’extérieur de votre cadre de travail habituel est une opportunité pour stimuler la créativité de vos collaborateurs. Le choix du lieu est essentiel pour atteindre les objectifs que vous avez fixés pour votre évènement.

Pour trouver la salle adaptée à vos besoins ainsi qu’à vos exigences, quelques points s’avèrent incontournables. Certains paramètres ne doit pas être laissés pour compte, alors suivez sans hésiter nos conseils.

1. Le type de lieu de séminaire

La sélection du lieu de séminaire dépend entièrement du format de votre évènement ainsi que le ton recherché. Ces critères vous conduiront dans la recherche d’une salle traditionnelle ou un lieu plus atypique. Pour un évènement plutôt formel par exemple, le choix se porte évidemment sur les salles classiques pour mettre à l’aise les participants. Toutefois, la définition du périmètre vous revient selon l’ambiance qui vous inspire, mais qui correspond également aux objectifs de votre séminaire.

Dans le cas où vous voulez combiner votre séminaire avec une séance de team building, les critères liés au choix du lieu doit tenir compte des activités proposées pour cette séquence. Mais quoi qu’il en soit, une visite des lieux s’impose au lieu de se contenter des brochures ou des clichés publiés sur les pages virtuelles. Cette démarche vous permettra également de trouver une location de salle de séminaire à bon prix.

2. L’agencement et les équipements du lieu

Votre recherche de lieu se détermine principalement par l’effectif des participants à votre séminaire. La salle doit être assez spacieuse pour viser le confort de chacun et pas trop non plus afin de favoriser la cohésion de groupe et d’obtenir une ambiance plus chaleureuse. La capacité varie entre 10 personnes localisées dans un hôtel particulier à un auditorium pouvant accueillir jusqu’à 200 personnes.

Il faut également tenir compte des équipements nécessaires au bon déroulement de votre séminaire tels qu’un vidéoprojecteur ; un écran ; une connexion internet haut débit ; matériel de visioconférence entre autres. S’en suit l’agencement de la salle pour répondre au mieux à vos besoins comme la disposition des tables et le confort des sièges.

3. Le budget prévisionnel

Les organisateurs de séminaire orientent leur choix en fonction de leur budget. Généralement, les propositions se déclinent en location de salle liée à quelques prestations additionnelles ou un tarif par personne incluant tous les services dont vous aurez besoin pour votre évènement.

Bien évidemment, le choix se fera selon vos besoins initiaux et le responsable de location peut fournir toutes les informations nécessaires à votre prise de décision. Il faut savoir que le tarif d’un lieu varie en fonction de la saison ainsi que la récurrence de la réservation et les demandes additifs aux propositions de l’établissement.

Enfin, la question clé pour trouver le lieu idéal pour votre séminaire est la suivante : le séminaire que vous organisez appartienne à quelle catégorie ? Un séminaire d’intégration ou de direction ? Un séminaire de lancement d’une offre ou de formation ? Évidemment, un lieu de séminaire pour une formation ne conviendra pas à un lieu d’organisation d’un team building.

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